Üretim Planlama veya daha geniş kapsamlı olarak, Üretim Planlama ve Kontrol (ÜPK) çok önemli bir işletme işlevi olan Üretim’e yardımcı olan işletme işlevidir. Önemlidir ancak, bir çok büyük işletmede dahi bu işlev bir türlü tam randımanla çalışamaz. Makalemde pek çok farklı sektörde dünden bu güne yaşanan en fazla rastladığım ÜPK sorunlarını ve bunların temel nedenlerini işlemeye çalışacağım.
İdeal ÜPK :
Üretim Planlama ve Kontrol fonksiyonu, aşağıda saydığım konulara hizmet ederek, Doğru ürünün, zamanında, en uygun noktada ve en uygun maliyetle, en yüksek kalitede üretilerek, söz verilen zamanda müşteriye ulaştırılabilmesini sağlarken, üretim tesislerinin de tam kapasite ile boş kalmadan çalışabilmesini temin eder. Böylece maliyet düşürerek, müşteri memnuniyetini artırır.
- Fazla sayıda ürünün planlanıp, zamanında üretilerek, müşteriye zaamanında gitmesini sağlar.
- Makina ve tesislerin ya da üretim hatlarının boş kalmamasını sağlar. Kapasitenin tam (Ya da en yüksek şekilde) kullanımına yardımcı olur.
- Uygun ürünün en uygun makina veya tesisde en uygun zamanda üretilmesini sağlar.
- Tesis bakım ve onarımlarının en uygun zamanda yapılmasına olanak verir.
- Hammadde ve malzeme depolarının da ürün ve sevkiyat depolarının da verimli kullanılmasını temin eder.
- Mevcut personelin durumu ile üretilecek ürün durumunun en verimli şekilde çakıştırılmasını sağlar.
- Enerjinin daha verimli kullanılmasına hizmet eder.
ÜPK az sayıda ürün üreterek, az sayıda hammadde kullanılan, görece küçük, işletmelerde bile önemli bir görev üstlenmişken, ürün sayısı, hammadde girdisi, üretim makinaları fazla olan daha büyük işletmelerde ciddi ve önemi kaçınılmaz bir fonksiyondur.
Bu fonksiyon her ne kadar üretimi destekleyen ve tamamlayan bir fonksiyon gibi görülse de, tüm planlama faaliyetleri gibi, genel anlamda “kaliteyi artıran” ve “maliyetleri düşüren” hem patron hem de müşteri dostu bir fonksiyondur. İyi çalışan bir ÜPK İşletmenin ROI oranını gerek aktiflerin verimli kullanılması, gerek, maliyetlerin düşürülmesi ve kâr artışı yönünden destekler ve artırır.
Peki neden ÜPK sorun yaratan bir duruma düşüyor veya neden hemen her işletmede ÜPK personeli ile, bizzat üretim personeli, satış personeli, hammadde ve depo hatta lojistik personeli , zaman, zaman (Hatta sıkça) boğaz, boğaza gelebiliyor? Ya da ÜPK ideal sonuç verebilecekken neden sorunlar çıkıyor? Gelin sizlerle paylaşayım hem de sorunları nasıl azaltır hatta önleyebilirsiniz konusunu da kapsamak kaydı ile…
- Satış Birimleri Sipariş Memurluğundan Kurtulamamışlarsa O işletmede ÜPK ile Daha Sık ve Büyük Sorunlar Yaşanır:
Satış profesyonelleri, kota tutturmak, daha yüksek satış yapmak, müşteriyi küstürmemek veya kaçırmamak isterler. Bu çok doğaldır. Ancak profesyonel olamamış satıcılar, ellerindeki ürünü tanıtıp, ihtiyaç yaratıp, en uygun koşullar ile satmak yerine, müşterinin dümen suyunda, sadece sipariş alıp / yazıp bunu ürettirmek isterler. Satıcı olamamış satıcılar “yok olan” ya da o anda bulunmayan ürünleri satmak konusunda üstat olmuşlardır. Hatta böyle satıcılar “A” ürününü istemiş olan bir müşterisinin son anda fikir değiştirip ürünü almamasına da, “A” ürünü yerine “B” ürününü istemesine de ses çıkartmazlar ve “müşteri nereden ne isterse onu vermeye” kalkarlar… Bu durumda ÜPK baştan sopayı yer. Hatta orta yerinden baltalanır. Tabii ürün depoları da siparişi alınıp, satılmamış iç ve dış pazar malları ile dolup taşar…
Profesyonel olamamış satış görevlileri, işletmelerinin adeta birer “ürün mezarlığı” olmasına da sebep olabiliyorlar. Neden mi? Çünkü mevcut “güzelim ürünleri” satacaklarına, mevcut ürünlerin varyasyonlarına veya tamamen yeni ürünlere yönelip, daha sonra onların da kanıksanıp, ürün kataloğu mezarlığında ebedi uykularına terk edilmelerine yol açıyorlar. Çok sayıda ürün de hem takip zorluğu hem de Üretim Planlamada etkinlik kayıplarına neden olmaktadır.
Az sayıda ürüne hizmetleri ile değer katan ve bunları satabilen satıcıların işletmeleri, irili ufaklı ve biri diğerinin benzeri çok sayıda ürüne sahip işletmelere fark atabilmekte, çok daha fazla kazanmaktadırlar. Çoklukta boğulan”sipariş memuru” satıcılara nazaran, pareto mantığı ile, az sayıda, seçilmiş ve kaliteli ürünleri değeri ile ikna ederek satan satıcılar her zaman kazanır ve işletmelerine de kazandırırlar.
Yetersiz satıcılar yüzünden ne oldu? “ROI” Hem stok yükü yedi hem de firmanın yatırım yaptığı stok ve sevkiyat alanları “atıl mal ve malzeme ile doldu” yani aktifler verimli kullanılamadı. Dahası bazı hallerde üretilip satılamayan ürünün girdileri, kullanılıp, azaldığından belki başka bir “satılabilir” ve “kârlı” ürünün üretimini zora soktu…
ÇARE; Satıcıların tam profesyonel olabilmeleri, müzakere tekniklerini iyi bilmeleri, müşterilerine daha yakın olup, doğru ürünleri doğru zamanda satabilmeyi öğrenmeleridir. Bir müşteri hiç hesapta olmayan bir ürünü yazdırıp derhal hatta “dün!” isterse ona dur hele deyip teslim zamanını gerçekçi bir tarihte vermek satıcının görevlerindendir. Müşteriden, yukarıda saydığım sebeplerden korkulmaz. İyi satıcı, müşterisinin hesapsız ve plansız şekilde anlık mal taleplerini mehil vererek, gerekirse küçük miktarlarda ürün avansı da alarak karşılar. Kötü satıcılar müşteriden korkarak, ÜPK sistemini berhava ederler:
- Üretim Birimleri Makina ve Tesis / Hat Güvenilirliğini Tam Anlamıyla Sağlayamamışsa, “JIT” üretim nosyonu ve becerilerine sahip değillerse ve İşletmede Üretim Birimleri ile Bakım Onarım Birimleri Arasında Kopukluk Varsa O İşletmede ÜPK Sorunları Sıkça Yaşanır:
Üretim profesyonelleri aşağıda sayacağım işlemleri yapmamış, yarım yapmış veya başka bir birime havale etmişlerse “Tesis Güvenilirliği” suya düşer. Dolayısı ile ÜPK Havanda su dövebilir. Kısaca, hangi makina ve tesisim çalışıyor. Bu hattan ben, ne kadar sağlam ve istenen kalitede çıktı alabiliyorum konusuna doğrudan hakim olanlar doğru bir ÜPK yapabilirler.
- Üretimciler, nerede ne makinaları var kayıt altına almışlar mıdır?
- Her bir makina ve tesisin pratik kapasitesi biliniyor mudur?
- Pratik kapasiteye de etki ettiği için, her bir makinanın teknolojik fire, genel fire ve ıskarta durumu, nedir? (Birden fazla sayıda yarı mamul veya mamul üretiyorsa her biri için bu değerler nasıldır?)
- Makinaların ölçü ve ayar ekipmanı güvenilir midir?
- Makina veya tesisin ölçü, ayar değiştirme, varsa kalıp değiştirme ve aparat ekleme gibi “set up” zamanları Doğru mudur? Kayıtlı mıdır?
- Her bir makinenin anlık durumu (Bozuk, ayarsız, revizyonda veya iyileştiriliyor Vb.) anlık ve günlük olarak bilinmekte midir?
- Koruyucu ve kestirimci bakım faaliyetleri var mıdır? Bakım Onarım Hizmet birimleri ile üretim birimleri tam bir haberleşme hatta kabilse sistem üzerinden “ERP” haberleşme halinde midirler? Buna ek olarak işçiler ve makina operatörleri, otonom bakım yapabilecek şekilde eğitimli midirler?
Bunlar yoksa veya eksikse, sonuç olarak ROI gene kötü etkilenir. Ayar zorlukları ve üründen ürüne geçişlerdeki gecikmeler kar kayıplarına sebep olur. En uygun tesisin veya makinanın tahsis edilememesi de daha kapasitesiz veya gereğinden fazla işleme kapasitesi olan bir makinanın tahsis edilmesine bağlı olarak kapasitenin yani yatırımın hatalı kullanılmasına sebep olur.
Bakım takibi yapılmayan makina ve tessisat hem üretimin kalitesini bozar, hem de gecikmelere neden olurlar. Öte yandan henüz küçükken yakalanamayan arızalar daha büyük dertler açarak, bir tesisin daha uzun zaman üretimden uzak kalmasına ve daha büyük onarım masrafları sebebiyle kâr kaybına da neden olurlar.
ÇARE: Üretimciler ile bakım personelinin bir bütün halinde çalışması, fakat esas sorumluluğun üretim personelinde olmasıdır. Bir araba sahibi nasıl ki arabasının bakımı, arızasının onarımı, zamanında yağlanması ve benzeri işlerle ilgilenmek zorundaysa üretimciler de makina ve tesisatın tıkır tıkır çalışır durumda olmasını takip ederek bilmekten sorumludurlar. TPM “Topyekün Verimli Bakım” yaklaşımının son evresi olan otonom bakım evresini yakalamış üretimciler, en az arıza ile, en temiz alanlarda, en verimli ve kaliteli üretimi yapmaktadırlar.
Benzer şekilde JIT Üretim (Tam Zamanında Üretim) mantığı ile, ayar ve değişim zamanlarının minimize edilmesi hızlı üretimi ve güvenilir üretimi temin etmektedir. Böylece yapılmış bir üretim planının bozulma ihtimalî de azalmakta, bir sonraki plan daha doğru yapılabilmektedir. Hızlı değişim ve ayar sağlanmışsa, olası planlama hatalarında dahi gecikmeler azalacağından genel anlamda kayıplar da azalacaktır.
Üretim profesyonellerinin, bakım birimlerinin hazırlayacağı planlı bakım çizelgelerine uymaları, bu çizelgelerin oluşturulmasında aktif görev almaları, sonunda gene üretimcilerin işlerini kolaylaştıracak, daha doğru ve pratiğe uygun bir ÜPK yapılıp bunun hayata geçmesini sağlayacaktır. Özetle, sistem geliştirip kayıt altına almak ÜPK işlevini kolaylaştıracaktır.
- Hammadde Depo Alanları Sistemli ve Düzgün Değilse, Satınalma Birimleri Ehil ve Sistemli Değilse ÜPK Sorunları Yaşanabilmektedir
Depolarındaki hammadde, yardımcı gereç ve malzemenin ne olduğunu bilemeyen veya reel anlamda göremeyen işletmeler de doğal olarak ÜPK Sorunları yaşayabilmektedirler.
Üretim Planını doğru yapabilmek için bilinmesi gereken şeylerden en önemlisi ilgili ürünü üretmek için ne kadar ham madde ve diğer malzemelerin gerektiği konusudur. ÜPK yı talan eden durumlardan birisi de şüphesiz ki, “ sistemde var görülen hammadde, diğer girdi ve malzemelerin” bulunamaması veya yokluğudur. Bir şey bulunamamışsa yok demektir. “Neden bulunamaz bir şey?”
Kullanılmış fakat hesaptan düşülmemiş yani sisteme işlenmemiştir.
Bir önceki üretim için, üretime gereğinden fazla çekilip gene işlenmemiştir. Hatta bazen ürün spesifikasyonları dışında “fazla kullanılarak” müşteriye dahi gitmiş olabilir. Vah maliyet hesabına vah kâra ve kârlılığa…
Depolarda adresleme sorunu vardır. Bulunamaz. Bazen başka bir ürünün arkasında veya altında kalmış dahi olabilir. (Ben var göründüğü halde üretime alınmak üzere araştırılan fakat depoda bulunamayan hindistan cevizi yüzünden, yerinden kalkıp hop hop zıplayan ve “Benim Üç Ton Kokonatım Nerede” diye bağıran Genel Müdürler görmüş insanım…)
Özellikle acil durumlarda tedarikçilerin Satınalma birimlerine verdiği tedarik sürelerinin realiteye uzak olması da ÜPK sorunlarına yol açmaktadır. Örneğin haftalık olarak hazırlanan bir “Üretim Planında” satınalma birimlerine güvenilerek konulmuş bir üretim; hammadde veya bir malzemenin gecikmesi nedeni ile yapılamaz. Bu da Üretim Planının bozulması demektir.
ÇARE: Sistemli bir satınalma JIT (tam zamanında) lojistik yapmaya baş koymuş tedarikçiler ve özel olarak da tedarik süresinin “ambara / depoya” giriş ile tamamlandığı gerçeği ile, varsa Kalite Kontrol zamanlarının da tedarik sürelerine eklenmesidir. Aksi takdirde üretim aksamasın diye spesifikasyon dışı hammadde veya malzemenin üretime alınıp, ürüne dönüşmesi tehlike arzedecektir...
Gerek Hammadde gerek Ürün depolarının mutlaka çok rasyonel olarak dizayn edilmiş olmaları, adreslenmeleri ve adreslerin Stok Kartlarında da eksiksiz olarak bulundurulmaları gereklidir.
Depo giriş ve çıkışlarının anlık ve reel zamanlı yapılması depo hatalarını önleyerek, var görülenin yok olması, yok görülenin tekrar alınması gibi kar ve verim kayıplarını önler ÜPK fonksiyonunun amaca uygun ve doğru çalışmasını sağlar.
- ÜPK Personelinin Üretim Alanının Gerçeğini Tam Bilmemeleri, Sadece Kağıt Üzerinden Plan Yapmaları ve Yukarıdaki Üç Maddede Saydığım Hataları Önleyecek Önlemleri Almak veya Aldırmakta Zaaf Göstermeleri.
Üretim Planlama personeli genel anlamda “B” tipi profilde yöntem adamı profilindedirler. Bir çok işletmede üretim planlama birimleri, kontrol işlevini yapmadan çalışmaya yönlendirilmiştir. Bu durum da masa başı çalışan, Üretim Planlamacıları; adeta “Ben yaptım oldu” veya “Benden atladı ya, nerede patlarsa patlasın…” diyen bazı kişiler görünümüne sokmaktadır.
ÇARE: Çare, yukarıda belirttiğim sorun açıklamasında vardır. ÜPK işletmenin hayati ve önemli bir asıl işlevi olan Üretim İşlevine hizmet etmekte ve işletmenin kârlılığını belirten ROI formülüne pozitif veya negatif etkide bulunmaktadır. Yapılması gereken şunlardır:
- ÜPK Personeli üretim olanaklarını ve kapasiteyi bilmeli ve kayıtlarında “doğru olarak” bulundurmalıdırlar. Bu nedenle mevcut kapasite bilgileri güncel şekilde mutlaka Üretim Planlama ve Kontrol biriminde de olmalıdır.
- Yukarıdaki genel kayıtlara bağlı olarak, her bir hat veya makina ve tesis bütününün, güvenilirliğini zaman dahil kayıp, fire ve ıskarta verme istatistiklerini bilip yarı mamul ve mamul bazında kayıt altına almalıdırlar.
- Set-Up zamanlarını gerçekçi olarak bilip, kayıt altına almak zorundadırlar.
- Bakım ve Onarım birimleri ile çok yakın ve hatta sürekli irtibat halinde olup, onarımda olan, onarıma veya bakıma alınacak olan makina, tesis ve hatların durumlarını güncel olarak takip etmek zorundadırlar.
- Özellikle uzmanlık isteyen üretimler için uygun personel ve operatörlerin izin ve istirahat durumlarını takip etmelidirler.
- Üretimi sık, sık dolaşarak, üretime verilmiş olan plan ve hatta iş emirlerinin ne kadar uygulandığını yerinde kontrol etmek zorundadırlar. Bu bağlamda üründen ürüne geçiş ve set-up zamanlarının kendilerinde olan kayıtlar ile ne kadar tutarlı olduğunu kontrol etmek zorundadırlar.
- Üretim Planı dışında “kısa devre yapılarak” üretime verilen bir üretim emri(?) varsa anında müdahale ederek gerekirse Genel Müdürlüğe dek raporlamak zorundadırlar.
ÖZET OLARAK;
Sistem sistemsizliğin oyununu bozar ve kazandırır. Gezen Tilki de Yatan Kurttan iyidir. Bu tespitlerimi ve sözlerimi göz ardı etmeyen İşletmeler ve konumuzun esas çocukları olan Üretim Planlama ve Kontrol erbabı işletmelerini gerçekten kazandırır ve diğer çalışanlardan saygı görürler.
Ahmet Levent ÖNER
Yazıyı Paylaş:
